AI komt steeds vaker voorbij op de werkvloer. Het kan je helpen om sneller teksten te maken, informatie begrijpelijk te formuleren en standaardreacties net wat vriendelijker op te schrijven. Dat scheelt tijd. Maar het werkt alleen goed als je vooraf afspreekt wat wel kan; en wat niet.
Waar helpt AI je echt mee?
Dit zijn klussen waar vaak veel tijd in gaat zitten, en waar je met een goede controle weinig risico loopt.
- Tekst als eerste versie: webteksten, nieuwsbriefteksten, social media-berichten, vacatureteksten.
- Standaardreacties: openingstijden, ruilen en terugsturen, bezorging, reserveren, garantie.
- Samenvatten en ordenen: notities, lange mailwisselingen, een stappenplan voor collega’s.
- “Schrijf dit in begrijpelijk Nederlands”: productinformatie, interne afspraken, uitleg voor klanten.
Voorbeeldje:
Je krijgt productinformatie van een leverancier en je wilt daar een korte, heldere producttekst van maken voor je website. Je voert de feiten aan (ingrediënten, toepassing, waarschuwingen, wat je niet mag beloven) en je vraagt om drie varianten. Jij kiest de beste versie; jij controleert de claims; en jij zet hem pas daarna online.
Waar moet je extra scherp zijn?
Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis.
- Claims rond gezondheid en werking: AI maakt teksten graag mooier en stelliger dan je bron toelaat.
- Medische vragen: laat AI nooit ‘advies’ geven; ook niet verpakt als vriendelijk meedenken.
- Prijs, voorraad en levertijd: AI weet dit niet; dat komt uit je eigen systemen.
- Gevoelige informatie: plak geen persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie in publieke AI-programma’s.
Voorbeeldje:
Een klant mailt een klacht over een bestelling. Laat AI helpen met een nette reactie, maar werk eerst met een geanonimiseerde versie. Verwijder naam, adres, ordernummer en alle herkenbare details; en voeg die pas weer toe in je eigen mail.
10 afspraken voor je team
- AI maakt een eerste versie; jij beslist. Alles wat naar buiten gaat, lees en controleer je altijd zelf.
- Geen klantgegevens in AI. Geen naam, adres, e-mail, chipnummer, medische info van een dier, foto’s van documenten.
- Geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie in AI. Denk aan inkoopprijzen, marges, contracten en personeelsdossiers.
- Werk met één of twee vaste AI-programma’s. Dan houd je overzicht en voorkom je versnippering.
- Doe geen claims die je niet kunt onderbouwen. Gebruik etiket, productblad en officiële productinformatie als basis; geen garanties.
- Geef geen medische adviezen. Bij twijfel hoort er één standaardzin te staan: ‘Neem contact op met je dierenarts’.
- Controleer feiten altijd. Productnaam, ingrediënten, maat, gebruik, waarschuwingen en garantievoorwaarden.
- Laat AI niets verzinnen. Jij levert de feiten, bronnen en gewenste toon; AI helpt met de formulering.
- Werk met een korte controlelijst. Klopt de inhoud; en klopt de toon; voordat je publiceert of verstuurt.
- Wijs één aanspreekpunt aan. Iemand die vragen opvangt en de afspraken bewaakt.
AI is een assistent voor tekst en ideeën. Jij blijft verantwoordelijk voor alles wat onder jouw naam de deur uitgaat.
