11 september 2013 | Dossier:

Checklist inzetten van een stagiair

Stage lopen

Het plaatsen van een leerling op een stage of leerwerkplek vergt duidelijke afspraken tussen het bedrijf en het beroepsonderwijs, maar ook in de onderneming zelf. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn: met de volgende checklist kunt u veel rompslomp achteraf voorkomen.

1.  Ken uw eigen vraag/behoefte

Inventariseer welke kennis en vaardigheden de stagiair in huis moet hebben. Zijn er nog specifieke eisen voor het bedrijf (bijv. kennis over veiligheid)? Hoeveel uren moet de aankomend stagiair/leerling inzetbaar zijn minimaal/ maximaal? Wat voor begeleiding kunt u bieden? Stel een duidelijk profiel op voordat u het gesprek aangaat met de onderwijsinstelling.

Wat verwacht de school: zijn er nog specifieke voorwaarden? Past het aanbod/niveau van de stages binnen wat het bedrijf kan en wil bieden? In welk leerjaar valt de stage, welke vakken zijn dan gevolgd? Welke eisen stelt de opleiding aan de duur van de stage? Biedt u een stagevergoeding aan? (niet verplicht, wel gebruikelijk).

En dan nog dit: verwacht niet te veel van een stagiair/leerling. Een stage/leerwerkplek is bedoeld om te leren, niet om productief mee te werken. Als bedrijf levert u dat indirect voordeel op: u levert een maatschappelijke bijdrage (ook goed voor het imago van de onderneming), leert potentieel toekomstig personeel kennen. Nieuwe gezichten betekenen vaak ook frisse ideeën.

2.  Ken de kandidaat

Past de kandidaat die de school voorstelt binnen het profiel? Welke begeleiding heeft de kandidaat nodig en kan uw bedrijf dat bieden? Een kennismakingsgesprek met de potentiële stagiair/leerling helpt om te bepalen of iemand binnen de onderneming past. Heeft de kandidaat de ‘drive’ om het beste uit zichzelf te halen? Ook een rondleiding of eventueel een dag meelopen dragen hieraan bij. U kunt hieruit opmaken hoe een stagiair zich binnen uw bedrijf beweegt.

3.  Ken de school

In welk lesprogramma valt de stage en aan welke eisen en voorwaarden moet deze voldoen als onderdeel van een erkende opleiding? Dit verschilt per opleiding! Regel een kennismakings- en evaluatiegesprek met de mentor/begeleider. Leg samen een serieuze beoordeling vast.

4.  Fiscale regelingen en subsidies

Welke fiscale voordelen of andere subsidieregelingen zijn van toepassing? In 2013 kunt u nog gebruikmaken van de Afdrachtvermindering loonbelasting onderwijs. U betaalt dan minder loonbelasting en premie volksverzekeringen. Voorwaarde is dat uw bedrijf een erkend leerbedrijf is. Bent u dat nog niet, dan kunt u zich als leerbedrijf aanmelden via Aequor.

Let op: de afdrachtvermindering loonbelasting onderwijs verdwijnt naar verwachting op 1 januari 2014. Hiervoor in de plaats komt een subsidieregeling.

5.  Een duidelijk contract is noodzaak

Leg alle afspraken tussen alle betrokken partijen vast in een overzichtelijke stage/leerwerkovereenkomst. Daarin staan afspraken over het soort stage of werkplek, stagevergoeding, reis- en onkostenvergoedingen, aansprakelijkheid voor letsel en schade, begin en einde van de stage of leerbaan, begeleiding vanuit de school c.q. de werkgever (wie, hoe vaak, wanneer), redenen om contract te wijzigen/op te zeggen, enz. Dit voorkomt onduidelijkheden en misverstanden. Bespreek ook de wijze van verslaglegging van de vorderingen van de stagiair/leerling.

6. Vraag een vaste contactpersoon

Spreek af wie de contactpersoon is vanuit de onderwijsinstelling en welke taken hij beheert: begeleiding, coördinatie met andere partijen, administratieve afhandeling, enz. Belangrijk is dat u als werkgever zoveel mogelijk wordt ontzorgd en geen rompslomp hebt. Stel een contactpersoon aan binnen het bedrijf en maak afspraken wie, wanneer en hoe communiceert en rapporteert.

7. Bereid alle betrokkenen voor

Wie gaat de stagiair binnen uw bedrijf begeleiden? Bespreek samen de taken en verantwoordelijkheden van de begeleider en het takenpakket van de aanstaand stagiair/leerling. Ook de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd hoort hierbij. Zorg dat de (loon-)administratie op orde is en vraag (tijdig) de relevante vergoedingen aan. Zijn alle betrokken medewerkers ingelicht over de komst van de nieuwe collega?

Meer informatie:

Stagestappenplan
Aequor
MKB Servicedesk

Bron: MKB Nederland