Om de lage WW-premie te mogen betalen voor werknemers die voor onbepaalde tijd bij jou in dienst zijn en geen oproepovereenkomst hebben, moet je hun arbeidscontracten schriftelijk vastleggen. Voor werknemers die op 31 december 2019 al bij jou in dienst waren, kreeg je eerder tot 1 april extra de tijd om dat te doen. Vanwege de coronacrisis kwamen daar nog 3 maanden bij tot 1 juli 2020. Die termijn loopt binnenkort af.

Vergeet daarom niet vóór 1 juli de arbeidscontracten van deze groep medewerkers die op 1 juli nog bij jou in dienst zijn, schriftelijk vast te leggen. De meeste Dibevo-leden hebben dit al gedaan. Dit bericht is dan ook bedoeld als herinnering voor het geval je dat nog niet hebt vastgelegd.

Dat schriftelijk vastleggen is erg belangrijk, want als je dat op 1 juli 2020 nog niet hebt geregeld, dan moet je voor deze werknemers met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020 de hoge WW-premie betalen in plaats van de lage WW-premie. Voor werknemers die je 1 januari 2020 of daarna in dienst hebt genomen, moet je het arbeidscontract meteen schriftelijk vastleggen.

Schriftelijk vastleggen mag ook digitaal

Hoe leg je een arbeidscontract schriftelijk vast? Daarvoor zijn 3 mogelijkheden.

• Je bewaart het papieren arbeidscontract in een order.
• Je bewaart de arbeidsovereenkomst digitaal met een gekwalificeerde elektronische handtekening van de werknemer.
• Je mailt de arbeidsovereenkomst naar de werknemer en bewaart de antwoordmail waarin hij aangeeft akkoord te gaan met de arbeidsovereenkomst.

Arbeidsovereenkomst aanvullen

Deze schriftelijke vastlegging kan een mooi moment zijn om weer eens door de bestaande arbeidsovereenkomsten te lopen en te bekijken of ze allemaal nog wel voldoen. Maar dat hoeft niet. Je kunt een aanpassing ook in een later stadium regelen door een aanvulling op de bestaande arbeidsovereenkomst te maken. Voor zo’n aanvulling gelden 3 voorwaarden:

1. De aanvulling moet door jou en de werknemer zijn ondertekend.
2. Uit de aanvulling moet blijken dat er sprake is van een arbeidscontract voor onbepaalde tijd en dat het geen oproepcontract is
3. Je bewaart de aanvulling bij je loonadministratie.

TIP: is het schriftelijk arbeidscontract voor bepaalde tijd overgegaan in een contract voor onbepaalde tijd? Een contract voor bepaalde tijd wordt gezien als ‘oproepcontract’. Dat moet je in een nieuwe arbeidsovereenkomst of in een aanvulling hebben vastgelegd dat het een contract voor onbepaalde tijd is geworden.