Overweeg je om met een payrollbedrijf in zee te gaan? Weet dan dat payrolling ook risico’s met zich meebrengt.

Je kunt payrolling op verschillende manier inzetten, maar wij bedoelen de vorm waarbij de huidige werknemers in dienst treden bij het payrollbedrijf en dat het payrollbedrijf dezelfde werknemers weer exclusief aan jou ter beschikking stelt. Je wordt dan een inlener. Dat lijkt op het eerste oog veel voordelen te hebben. En dat is ook wat de payrollbedrijven beloven. Geen personeelsadministratie meer, niets meer van doen met instanties als UWV en arbodienst, oftewel alleen maar gemak en eenvoud. Dat blijkt in de praktijk wel anders te liggen.

Maak verschil duidelijk voor je werknemers

Op het moment dat jouw medewerkers overgaan naar het payrollbedrijf is het belangrijk dat zij zich bewust zijn van de veranderingen in de arbeidsvoorwaarden. Zo vallen de werknemers die in dienst treden van het payrollbedrijf niet meer onder de Dibevo cao, maar onder de cao voor uitzendkrachten. Dat betekent dat de arbeidsvoorwaarden op een aantal vlakken verslechteren bij indiensttreding bij een payrollbedrijf. Dat geldt ook voor de pensioenregeling.

Deze verandering in arbeidsvoorwaarden dien je op grond van goed werkgeverschap en de daarop rustende zorgplicht aan de medewerkers te vertellen voordat ze in dienst treden bij het payrollbedrijf. Juridisch gezien doe je er verstandig aan de verandering in arbeidsvoorwaarden schriftelijk vast te leggen en de werknemers hiermee in te laten instemmen door hen dit laten ondertekenen.

Waarom is dit zo belangrijk?

Als een oud-medewerker of een aantal oud-medewerkers er na een paar jaar of bij pensioen tot de conclusie komt dat zijn of haar rechten door de payrollconstructie zijn verslechterd en je hebt daar niet duidelijk op gewezen, dan bestaat de kans dat je een claim krijgt over de financiële schade die is geleden. Je hebt immers niet voldaan aan de zorgplicht als werkgever. De kans is groot dat het een rechtszaak wordt en dat de rechter de werknemers in het gelijk stelt.

Werkgeverspositie

Gaan de werknemers akkoord dan verandert jouw werkgeverspositie en de verplichtingen die daaruit voortvloeien. Werkgeverschap heeft twee juridische vormen:

1. Formeel werkgeverschap
2. Materieel werkgeverschap

Als je een werknemer in dienst hebt, ben je beide. Wanneer je echter gaat samenwerken met een payrollbedrijf, dan sluit het payrollbedrijf een arbeidsovereenkomst met de werknemer en neemt het payrollbedrijf zaken zoals uitbetaling van loon op zich. Het payrollbedrijf is dan de formele werkgever. Als inlener van payrollmedewerkers blijf je in grote lijnen belast met de dagelijkse leiding en aansturing van de werknemer in het bedrijf. Je bent de materiële werkgever.

Het samenwerken met een payrollbedrijf heeft dus als consequentie dat het formeel en materieel werkgeverschap gesplitst wordt. Voor de werknemer betekent dit dat hij of zij twee ‘bazen’ heeft. Dit kan wellicht invloed hebben op de gezagsverhouding tussen jou en jouw werknemer. Het is ook de vraag of de gewijzigde gezagsverhouding van invloed is op de houding richting de klanten.

Hoe ga je om met zieken

De payrollmedewerker dient zijn ziekmelding zowel aan jou als aan het payrollbedrijf door te geven. Het payrollbedrijf is verplicht om de verzuimtaken op te pakken gericht op de werkhervatting en de re-integratie. Het payrollbedrijf is ook verantwoordelijk voor de loondoorbetaling bij ziekte en een eventuele loonsanctie van het UWV. Maar daarnaast blijf jijzelf verplicht om er alles aan te doen om het verzuimtraject zo goed en zorgvuldig mogelijk te laten verlopen, zodat werkhervatting zo snel en goed mogelijk plaats kan vinden. In geval van ziekte ben je dus niet geheel vrij van zorgen als het gaat om de zieke payrollmedewerker en zijn re-integratie. Het kan bovendien zijn dat het payrollbedrijf in het contract heeft opgenomen dat een eventuele loonsanctie van het UWV bij jou in rekening mag worden gebracht als je niet (voldoende) meewerkt aan de re-integratie van de werknemer. Dat is de contractsvrijheid die partijen hebben.

Functioneren van werknemer

Is er sprake van slecht functioneren van één van de payrollmedewerkers of is er opvallend veel ziekteverzuim dan kun je dit bespreken met het payrollbedrijf. Hierna breekt het moment voor jou aan om over te gaan tot gesprekken en acties met de betrokken medewerker. Je weet immers vaak beter hoe de vork in de steel steekt dan het payrollbedrijf. Het is alleen lastig om daadkrachtig te kunnen handelen. Want als puntje bij paaltje komt heeft het payrollbedrijf de beslissingsbevoegde positie om stappen te ondernemen richting de payrollmedewerker en niet jij.

Verbetert het functioneren van een payrollmedewerker niet, dan kan de opdracht opgezegd worden met het payrollbedrijf. Maar wel tegen de voorwaarden die je contractueel bent overeengekomen met het payrollbedrijf. Kijk het contract hierop na.

RI&E blijft verplicht

Jij blijft verantwoordelijk voor de veiligheid en de gezondheid van de payrollmedewerkers. Je moet dus nog steeds een RI&E opstellen en actueel houden. Het payrollbedrijf moet zorgen dat de informatie uit jouw RI&E bij de desbetreffende payrollmedewerker terechtkomt.

Het is ook raadzaam om te informeren of payrollmedewerkers onder de dekking van de aansprakelijkheidsverzekering vallen (dekking schade wegens bedrijfsongeval). Doorgaans wordt de werkgever verantwoordelijk gehouden voor bedrijfsongevallen. Maar ben jij dat nu of het payrollbedrijf? Daar is op dit moment weinig jurisprudentie over.

Kosten payrolling

Uit analyse is naar voren gekomen dat payrolling niet altijd goedkoper is dan vast personeel. Payrolling kan zelfs iets duurder uitpakken voor jou als ondernemer. Het advies is om altijd jouw boekhouder of accountant in te schakelen en deze een eigen berekening te laten maken van de kostenbesparing die het payrollbedrijf voor je heeft uitgerekend.

Wat je ook niet uit het oog mag verliezen is dat bij fraude of faillissement van het payrollbedrijf jij verantwoordelijk blijft voor de afdracht van loonheffing en sociale premies terwijl je die al maandelijks aan het payrollbedrijf hebt betaald. Let er dus op dat het payrollbedrijf zijn boeken laat controleren door een extern accountantsbureau en dat een controleverklaring wordt afgegeven. Daarmee verklein je de kans, maar voorkomen kun je het niet.

Advies Dibevo

Het standpunt van de Dibevo over de inzet van payrolling is dat terughoudendheid verstandig is. Wanneer je toch inzet van een payrollbedrijf overweegt, stuur dan het contract aan ons toe voor een beoordeling.