Dibevo krijgt veel vragen van dierenpensions die toch een beetje hun hart vasthouden voor mogelijke annuleringen. Veel pensions zijn vorig jaar coulant omgegaan met annuleringsvoorwaarden om de klanten maar tevreden te houden. Maar voor dat soort flexibiliteit is dit jaar geen ruimte meer.

Daarom is het goed om van tevoren alle mogelijke scenario’s door te spreken met je klant, al was het maar om te weten of hij naar een potentieel hoogrisicoland gaat of niet.

Uitgangspunt is dat je vasthoudt aan de algemene voorwaarden waarin heel duidelijk de annuleringsregeling staat vermeld. Daarmee is de kous eigenlijk af, maar het is wel verstandig om je klant bij reservering uit te leggen hoe die annuleringsregeling eruitziet. Algemene voorwaarden zijn namelijk van die typische documenten die je pas leest als het misgaat.

Toch andere afspraken?

Als je desondanks toch besluit om uit coulance andere afspraken te maken die afwijken van de algemene voorwaarden, dan moet dit vooraf met je klant zijn besproken, maar ook zijn vastgelegd, zodat er achteraf geen discussie kan ontstaan. 

Dus als je bijvoorbeeld gaat werken met tegoedbonnen voor een volgend verblijf of je klant aanbiedt om een annuleringsservice af te sluiten tegen een bepaald percentage van de boekingskosten, bespreek die afwijkende voorwaarden dan uitgebreid met je klant en leg alles schriftelijk vast.